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Open Space Technology

Obiettivo: creare una sessione di lavoro di gruppo basata sull’organizzazione autonoma di temi e tempi di lavoro.

Spiegazione: organizzare una sessione di lavoro basata sul metodo open space technology si può rilevare relativamente semplice: uno spazio adeguato, un tema di discussione stimolante e concreto e un gruppo (interessato o direttamente coinvolto dal tema) sono i pilastri per organizzare l’attività.

Lo spazio ha una funzione cruciale: si deve avere a disposizione uno spazio abbastanza grande per le sessioni in plenaria (le sessioni all’inizio e alla fine) con sedie mobili, per poterle disporre a semicerchio, avere una parete totalmente libera, su cui poter appendere cartelloni e post-it e affinché tutti i partecipanti possano disporvi davanti in non più di 2 o 3 file.  Inoltre si deve poter avere accesso ad altri ambienti, meglio se stanze separate dalla plenaria, in cui organizzare i tavoli di lavoro.

Fondamentali sono anche i principi e la legge dell’open space technology:

  • Principio 1: chiunque venga è la persona giusta (è inutile focalizzarsi su chi non ha risposto all’invito di partecipazione, ma che forse avrebbe potuto apportare dei contenuti alla discussione, qualsiasi cosa dovrà accadere o dovrà essere decisa dipende dai presenti).
  • Principio 2: qualsiasi cosa accada è l’unica che poteva accadere (è contro producente caricare il gruppo di obiettivi o aspettative, sia per il conduttore che per i partecipanti, nessuno può prevedere gli effetti di quell’incontro).
  • Principio 3: in qualsiasi momento cominci, è il momento giusto (durante un processo di apprendimento creativo ci si può dimenticare dell’orologio).
  • Principio 4: quando è finita, è finita (non c’è ragione di tentare di prolungare un processo, o condensarlo in breve tempo, solo perché ci si potrebbe aspettare che sia così).
  • La legge dei due piedi (sono i singoli individui che decidono quando il loro contributo a un tavolo di lavoro può definirsi concluso e quindi spostarsi dove meglio ritengono).  

La legge e i quattro principi devono essere sempre tenuti a mente dai partecipanti, per questo è bene che se ne realizzino dei cartelli da appendere nello spazio di lavoro.  

L’open space technology è quindi basato sulla quasi completa auto-organizzazione dei gruppi e sulla libertà di movimento e scelta dei partecipanti, tuttavia solitamente si segue una struttura per condurre i lavori:

1. Introduzione: presentazioni informali.
2. Programma del giorno: i temi di cui discutere non sono definiti dal coordinatore, ma dai partecipanti stessi. Il gruppo è chiamato a partecipare a una sessione di lavoro su un argomento, ma l’agenda dei lavori vera e propria è responsabilità dei partecipanti. La parete vuota che si citava qualche riga sopra serve proprio a supporto per appendervi le proposte dei singoli: chi lo vorrà potrà compilare un cartellino o un post-it assegnando un titolo a un tavolo di lavoro e, alzandosi in piedi, illustrerà alla plenaria la sua proposta; anche l’ora e la durata del tavolo vengono proposti in questa fase. È importante sottolineare che si proponga un tema se si è motivati ad affrontarlo o se sta veramente a cuore, perché ci si aspetta che il proponente sia presente al tavolo a accolga chiunque decida di partecipare.
3. La piazza del mercato: al termine della raccolta delle proposte, tutti si possono alzare in piedi, visionare la bacheca compilata e iscriversi al tavolo o ai tavoli che desiderano.
4. Apertura degli spazi di discussione (se si ha la possibilità meglio mettere a disposizione stanze diverse, ma comunicanti con la plenaria, per lasciare ai gruppi la giusta riservatezza e far sì che non ci si disturbi a vicenda). Ogni tavolo dovrà avere a disposizione materiale di cancelleria per permettere a tutti di prendere appunti, fare schemi, mappe concettuali. Per ogni tavolo ci sarà inoltre una persona incaricata di tenere traccia degli elementi cardine della discussione, in funzione del report finale. A questo proposito sarebbe ottimale che ogni tavolo abbia a disposizione un pc o un tablet.
5. Coffee break e pasti: meglio non definire orari ristretti e fissi per poter fare una pausa caffè o per i pasti ma permettere a tutti di avere accesso a un buffet a qualunque ora, così che ognuno possa decidere quando e se fare una pausa.
6. Chiusura dei lavori: è il momento di annunciare impegni, prossimi appuntamenti, osservazioni e sensazioni suscitate dall’evento. Ognuno è libero di intervenire in plenaria con un proprio pensiero sull’attività nel complesso o su un tema affrontato.
7. Report: dagli appunti raccolti a ogni tavolo viene redatto il report finale (a cura dei coordinatori) che può essere inviato a tutti i partecipanti il giorno seguente l’incontro.  

Materiali:

  • Pc e/o tablet
  • Materiale di cancelleria (cartelloni, fogli, pennarelli, penne, matite ecc…)
  • Cartoncini o post-it colorati e cartelloni per la bacheca dei lavori
  • Cartelli con i quattro principi e la legge dei due piedi

Il trucco del mestiere: il momento della piazza del mercato potrebbe risultare particolarmente caotico. È bene che il formatore non ceda alla tentazione di facilitare e aiutare nella negoziazione delle partecipazioni (per es. in caso di sovrapposizione di più proposte), ma che lasci che il gruppo si coordini da sé. Deve essere chiaro a tutti i partecipanti che tutto l’andamento dell’incontro dipende dai singoli individui e dal gruppo. Per rendere ancora più esplicita la responsabilità (ma anche l’assoluta libertà) di tutti i partecipanti, il formatore può lasciare la plenaria per tutta la durata della piazza del mercato.  

Fonte: Harrison Owen, Open Space Technology -guida all’uso-, Genius Loci Editore, Milano 2008.